Sommaire

• Les documents selon le droit au séjour
• La demande d’autorisation de travail en ligne
• Justificatifs à joindre au dossier
• Contrôles avant l’embauche du salarié étranger
• Détachement et autorisation de travail
• Foire aux questions

Constituer un dossier complet pour qu’un salarié étranger puisse exercer légalement son activité en France exige de maîtriser les règles applicables, la durée des différentes étapes et les documents à fournir. Vous identifierez ainsi les pièces nécessaires, suivrez la bonne procédure et sécuriserez chaque vérification.

Les documents selon le droit au séjour

Les documents exigés dépendent de la nationalité du candidat et du titre de séjour dont il dispose déjà.

Identifier le statut du salarié étranger

La première question est simple : de quel pays vient le candidat ? Pour préparer son travail en France, il faut distinguer les ressortissants de l’Union européenne, de l’Espace économique européen, de la Suisse, d’Andorre, de Monaco et de Saint-Marin. Ils sont dispensés d’autorisation de travail et bénéficient directement de leurs droits. Tout autre ressortissant étranger doit disposer d’un document l’autorisant à exercer une activité salariée sur le territoire français.

• Ressortissant de l’UE/EEE : aucune autorisation de travail n’est requise. Les formalités d’embauche de droit commun s’appliquent directement, sans démarche préfectorale spécifique.
• Ressortissant d’un pays tiers : une autorisation de travail valide est obligatoire avant toute prise de poste, qu’il réside déjà en France ou à l’étranger.
• Titre européen insuffisant : un titre de séjour délivré par un autre État membre de l’Union européenne ne confère aucun droit au travail en France. Une autorisation française reste indispensable.

L’autorisation de travail peut prendre plusieurs formes. Elle peut être délivrée sur un document distinct ou figurer dans un visa, un titre de séjour, un récépissé, une attestation de prolongation d’instruction ou une attestation de demandeur d’asile. Certains titres, notamment la carte de résident, le passeport talent ou la carte « vie privée et familiale », valent directement autorisation de travail et dispensent d’une demande supplémentaire. L’employeur doit donc examiner attentivement chaque document avant de poursuivre la procédure.

Le visa et le titre adaptés au travail

Pour une première admission au séjour liée à un emploi salarié, le candidat résidant hors de France doit obtenir un visa long séjour valant titre de séjour, portant la mention « salarié » ou « travailleur temporaire ». Ce visa est délivré après l’accord de la demande d’autorisation de travail.

Le cas d’un travailleur roumain souhaitant s’installer en France est différent : sa nationalité, celle d’un État membre de l’Union européenne, le dispense totalement de cette formalité. Seules les obligations d’embauche classiques s’appliquent.

Pour les autres nationalités, la carte de séjour salarié et, plus largement, un titre de séjour portant la mention « salarié » constituent les supports les plus courants du droit au travail en France. Le passeport talent offre, quant à lui, une durée de quatre ans sans renouvellement annuel.

La demande d’autorisation de travail en ligne

Depuis le 6 avril 2021, toute demande d’autorisation de travail pour un salarié étranger qui ne relève pas d’une dispense s’effectue exclusivement en ligne. C’est l’employeur, et non le candidat, qui dépose le dossier sur le portail officiel dédié. Cette dématérialisation simplifie la démarche, évite les déplacements en préfecture et accélère le traitement, à condition de préparer chaque pièce en amont. Pour sécuriser votre demande d’autorisation de travail, consultez la démarche complète d’autorisation de travail en France.

Déposer le dossier sur l’ANEF

Le portail ANEF (Administration numérique pour les étrangers en France) constitue l’unique point d’entrée pour faire une demande d’autorisation de travail. La procédure est entièrement gratuite, en français, et se déroule en quatre étapes. Aucun déplacement en préfecture ou à la DREETS n’est nécessaire : votre organisation gagne ainsi un temps précieux.

Pour instruire une demande d’autorisation de travail pour un salarié étranger, l’employeur s’identifie sur le téléservice avec l’un de ses numéros administratifs : Siret, Cesu, Urssaf ou MSA. Il renseigne ensuite les informations relatives à l’établissement, au recrutement envisagé, au candidat, à l’emploi proposé et au contrat de travail. Une information manquante ou incorrecte peut bloquer l’instruction et retarder la prise de poste du futur salarié.

• Identification de l’employeur : numéro Siret, Cesu, Urssaf ou MSA, indispensable pour accéder au téléservice et confirmer l’identité de l’entreprise.
• Informations sur le recrutement : type de contrat de travail (CDI, CDD, saisonnier, étudiant hors quotité ou demandeur d’asile), durée et date de prise de poste envisagée.
• Données du candidat : état civil complet, nationalité, situation au regard du séjour et éléments déterminant la procédure applicable ainsi que les pièces à joindre.
• Pièces justificatives : fichiers acceptés aux formats PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, JPG, JPEG ou PNG. Vérifiez ces formats avant de constituer le dossier afin d’éviter un rejet technique.

La demande doit idéalement être déposée au moins un mois avant la prise de poste. En pratique, il est vivement recommandé d’anticiper de trois à six mois, selon la nationalité et la complexité du dossier. Pour comprendre les modalités de la demande d’autorisation de travail en ligne, le site officiel de l’immigration détaille les situations concernées.

Suivre la décision administrative

Après le dépôt, un accusé de réception est envoyé par courriel à l’employeur. Conservez-le soigneusement : il constitue la preuve de la date de dépôt. L’administration dispose de deux mois pour statuer sur la demande transmise. En l’absence de réponse dans ce délai, la demande est réputée refusée, sauf pour les demandeurs d’asile, pour lesquels le silence vaut acceptation.

Lorsque la décision est favorable, elle est adressée de manière sécurisée par courriel à l’employeur et au salarié. Le ressortissant étranger peut alors engager les démarches consulaires nécessaires à son visa pour le travail en France.

Une procédure accélérée sous 48 heures peut être envisagée en cas d’urgence opérationnelle avérée et de dossier complet, mais elle reste exceptionnelle. En cas de difficulté, un centre de contact citoyen est accessible par formulaire en ligne ou au moyen d’un numéro de téléphone gratuit, avec des téléconseillers formés.

Tout changement d’employeur, d’emploi ou de contrat impose de déposer une nouvelle demande d’autorisation de travail. Ce point est souvent sous-estimé lors d’une modification du contrat en cours de mission. Anticiper cette formalité permet de sécuriser la situation du salarié étranger et la continuité de son activité.

Justificatifs à joindre au dossier

La liste des pièces à fournir dépend du profil du candidat : salarié résidant hors de France, personne déjà présente sur le territoire, étudiant, demandeur d’asile ou travailleur saisonnier. Les obligations ne sont pas les mêmes. Identifier cette situation avant de constituer le dossier permet de sécuriser la démarche, d’éviter les oublis et de limiter les échanges supplémentaires avec l’administration.

Pièces d’identité et documents de l’employeur

Pour instruire une demande d’autorisation de travail en France pour les étrangers qui en ont besoin, l’administration exige des documents d’identité précis. Les documents d’identité permettent de vérifier l’identité, la nationalité et la situation du candidat. Un justificatif de domicile de moins de six mois est également demandé dans plusieurs situations.

• Pièce d’identité du candidat : copie du passeport, notamment les pages consacrées à l’état civil et à la validité, ou carte nationale d’identité recto verso. Cette pièce concerne tous les profils.
• Justificatif de domicile : document de moins de six mois requis dans la plupart des situations, que le candidat réside en France ou à l’étranger.
• Document propre à l’employeur : dernier avis d’imposition pour un particulier employeur; extrait Kbis à jour pour une personne morale qui souhaite embaucher un candidat résidant hors de France.
• Cerfa 15186*03 : formulaire requis lorsque le candidat réside déjà en France avec un titre de séjour en cours de validité qui ne l’autorise pas encore à exercer un travail salarié.

L’employeur doit être à jour de ses déclarations sociales et ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation pour travail illégal. Ces vérifications conditionnent la recevabilité du dossier. Si la profession est réglementée, des justificatifs supplémentaires sont exigés.

Preuves liées à l’emploi proposé

Lorsque l’opposabilité de la situation de l’emploi s’applique, l’employeur doit démontrer qu’aucun candidat local qualifié n’était disponible. Le dossier doit alors présenter les preuves d’une recherche active. L’offre d’emploi doit avoir été publiée sur France Travail pendant au moins trois semaines consécutives avant la demande. Elle doit préciser les missions, les compétences requises, la rémunération et les conditions de travail.

• Preuve de dépôt de l’offre : justificatif de publication sur France Travail pour une durée minimale de trois semaines consécutives, avec toutes les mentions obligatoires.
• Clôture de l’offre : document attestant la clôture de l’offre et l’absence de candidature locale valable, indispensable pour justifier le recours à un salarié étranger en France.
• Justificatifs de recherche : accusés de réception des candidatures, CV examinés et motifs objectifs de refus, à conserver pour répondre à toute demande de l’administration.
• Dispenses de publication : certains métiers en tension listés au niveau régional, les diplômés de master rémunérés au-delà de 1,5 fois le SMIC et les personnes déjà titulaires d’un titre « salarié » sont dispensés de cette obligation.

La rémunération proposée ne peut être inférieure au SMIC ni au salaire minimum prévu par la convention collective applicable lorsque celui-ci est plus favorable. L’administration vérifie ce point pendant l’instruction. Un contrat sous-rémunéré entraîne systématiquement un refus.

Pour les professions réglementées, médecins, infirmiers, architectes ou experts-comptables, notamment, le dossier doit comprendre la reconnaissance du diplôme étranger ainsi que l’autorisation professionnelle délivrée par l’ordre compétent. Sans ces pièces, la demande est irrecevable, même si le reste du dossier est complet. Anticiper cette démarche, car elle peut prendre plusieurs mois selon la profession et le pays d’origine du diplôme.

Cas des statuts particuliers

L’étudiant étranger en fin d’études doit fournir son CV et l’ensemble de ses diplômes obtenus en France et à l’étranger afin de justifier sa qualification. Le passage du statut étudiant à un emploi permanent implique un changement de statut et une nouvelle autorisation de travail. Celle-ci doit être obtenue avant la signature du contrat de travail. La chronologie est essentielle : toute inversion peut exposer l’employeur à des sanctions.

Le demandeur d’asile doit produire une attestation de demande d’asile datant de plus de six mois, établissant que l’Office français de protection des réfugiés et apatrides n’a pas encore statué dans ce délai. Les réfugiés reconnus et les bénéficiaires de la protection subsidiaire peuvent accéder directement au marché du travail sans autorisation spécifique : leur statut leur ouvre un droit immédiat au travail. Ces différences permettent d’adapter correctement la demande et les pièces à fournir.

Le travailleur saisonnier relève d’un régime documentaire différent selon qu’il s’agit d’une première entrée ou d’un renouvellement. Pour une première admission, une pièce d’identité suffit; lors d’un renouvellement, il faut joindre la copie de la carte pluriannuelle « travailleur saisonnier » déjà détenue. Pour connaître l’ensemble des étapes applicables à chaque profil, la procédure d’introduction en France détaille les obligations correspondantes de l’employeur et les conditions à respecter pour un salarié étranger en France.

Contrôles avant l’embauche du salarié étranger

Obtenir une autorisation de travail ne suffit pas. Avant qu’un salarié étranger en France puisse effectivement commencer son travail, l’employeur doit accomplir plusieurs vérifications et formalités administratives. Leur omission peut entraîner de lourdes sanctions, notamment une qualification de travail dissimulé. Une démarche rigoureuse sécurise donc l’embauche, protège l’entreprise et clarifie les responsabilités de chacun.

Vérifier le titre de séjour

La procédure impose à l’employeur de vérifier l’authenticité et la validité du titre de séjour auprès de la préfecture du lieu d’embauche, au moins deux jours ouvrables avant la prise de poste. La vérification est réputée accomplie si la préfecture ne répond pas dans ce délai. Elle n’est toutefois pas obligatoire lorsque le candidat est inscrit sur la liste des demandeurs d’emploi de France Travail.

• Délai de vérification : l’employeur doit contacter la préfecture du lieu d’embauche au moins deux jours ouvrables avant la date effective de prise de poste. Le silence de l’administration vaut conformité.
• Récépissé : un récépissé de première demande ou de renouvellement n’autorise le travail que s’il comporte explicitement la mention « autorise son titulaire à travailler ». Ce point doit être contrôlé avec attention.
• Étudiant étranger : une déclaration nominative à la préfecture est requise au moins deux jours ouvrables avant l’embauche. Elle s’ajoute au plafond de 964 heures annuelles autorisées sans demande d’autorisation supplémentaire.
• Étudiants algériens : soumis à un régime spécifique, ils sont limités à 50 % de la durée annuelle du travail et doivent obtenir une autorisation provisoire pour chaque nouveau contrat, indépendamment de leur carte étudiant.

L’employeur doit aussi vérifier que la rémunération atteint au moins le SMIC ou le minimum conventionnel applicable. Les règles de santé, de sécurité et de droit du travail doivent être respectées dès la prise de poste. La validité d’un titre de séjour ne dispense pas de ces obligations sociales : elles s’appliquent comme pour tout autre salarié.

Accomplir les formalités d’embauche

Une fois la validité du titre confirmée, les formalités obligatoires doivent être réalisées avant et immédiatement après la prise de poste. L’autorisation de séjour en cours de validité doit être inscrite dans le registre unique du personnel, avec ses dates précises.

• DPAE (Déclaration préalable à l’embauche) : elle doit être adressée à l’Urssaf dans les huit jours précédant l’embauche. Son absence peut être assimilée à du travail dissimulé et entraîner des sanctions pénales et commerciales.
• Affiliation à la sécurité sociale : le salarié doit être rattaché au régime français de sécurité sociale dès son premier jour de travail, sans délai de carence ni dérogation.
• Registre unique du personnel : le titre de séjour et ses dates de validité doivent y figurer. Le registre doit rester à jour et être présenté à toute demande de l’inspection du travail.
• Visite médicale de prévention : elle doit être organisée dans les trois mois suivant la prise de poste. Cette obligation de santé au travail concerne tous les salariés, français ou étrangers.

La taxe OFII, due à l’Office français de l’immigration et de l’intégration, est entièrement à la charge de l’employeur lorsqu’il recrute depuis l’international. Aucun transfert vers le salarié n’est légalement possible. Pour un CDI ou un CDD de douze mois et plus, elle représente 55 % du salaire brut mensuel, dans la limite de 2,5 fois le SMIC, soit généralement entre 300 et 600 euros lors de la première admission. Son paiement doit intervenir avant l’édition définitive du titre de séjour : prévoyez cette dépense dès la construction du budget de recrutement.

Détachement et autorisation de travail

Le détachement ne correspond pas à une embauche directe. Il concerne un salarié employé par une entreprise établie hors de France, puis envoyé temporairement en mission sur le territoire français. Ce dispositif obéit à des obligations documentaires et déclaratives spécifiques, distinctes de la procédure classique d’autorisation de travail. Pour travailler en France dans le respect du droit applicable, l’employeur doit donc anticiper chaque formalité et conserver les justificatifs nécessaires. Anticiper chaque formalité et conserver les justificatifs nécessaires, c’est donc la garantie d’un recrutement serein. Pour un panorama exhaustif, consultez les formalités de détachement en France.

Les documents obligatoires du détachement

La déclaration préalable de détachement via le téléservice SIPSI doit être effectuée au minimum huit jours avant le début de la mission en France. Elle indique notamment le lieu d’exécution, le secteur d’activité, la durée prévisionnelle et l’adresse exacte du lieu de travail. Une déclaration absente ou tardive expose l’entreprise à des sanctions financières pouvant atteindre 500 000 euros.

• Formulaire A1 : délivré par l’organisme de sécurité sociale du pays d’origine, ce document est indispensable pour toute mission comprise entre huit jours et deux ans. Il atteste que le salarié reste affilié à son régime de protection sociale d’origine.
• Contrat traduit : une version française du contrat de travail doit être jointe aux bulletins de paie, aux relevés d’heures et aux preuves de paiement.
• Documents médicaux : les justificatifs de suivi médical du salarié détaché doivent confirmer la réalisation des examens de prévention obligatoires, avant ou pendant la mission.
• Représentant en France : l’entreprise doit désigner un interlocuteur habilité, disponible sur le territoire pendant toute la durée du détachement et en mesure de présenter les pièces à chaque demande de contrôle.

La durée du détachement est limitée à 24 mois. Une prolongation exceptionnelle de 12 mois supplémentaires peut être accordée par l’autorité compétente, sur demande motivée de l’employeur. Après 12 mois continus, le salarié relève du statut de détaché de longue durée : le salarié bénéficie alors de la totalité du socle protecteur français, par exemple en matière de salaires minimaux et de congés payés. Au-delà de la durée maximale autorisée, le collaborateur doit rejoindre le régime national standard de l’emploi salarié.

Les droits et contrôles en France

Tout salarié détaché bénéficie au minimum des mêmes conditions de travail qu’un salarié français : SMIC ou salaire conventionnel plus favorable, durée hebdomadaire de 35 heures, 2,5 jours de congés payés par mois et respect des normes françaises de sécurité. Si l’employeur prend en charge l’hébergement, le logement doit être décent et comprendre le chauffage, l’eau potable ainsi que des sanitaires. Les frais correspondants ne peuvent jamais réduire la rémunération nette du salarié en dessous des seuils légaux. Le non-respect de cette obligation expose à une amende de 4 000 euros, doublée en cas de récidive.

Recruter un salarié étranger sans autorisation de travail valide expose l’employeur à une peine pouvant atteindre cinq ans d’emprisonnement et à 15 000 euros d’amende par travailleur en situation irrégulière. Peuvent également s’ajouter une contribution spéciale administrative et une contribution forfaitaire de réacheminement. Par ailleurs, un dossier incomplet peut entraîner un refus de visa consulaire, même lorsque l’autorisation de travail a déjà été accordée. La rigueur documentaire évite ainsi le refus de visa et protège le contrat de travail du salarié étranger.

Foire aux questions